In veel organisaties komt het regelmatig voor: de telefoon gaat, maar niemand kan opnemen. De receptioniste zit in een gesprek, iemand is met lunchpauze of er is simpelweg niemand beschikbaar. En juist dan belt die klant met een dringende vraag of storing.
Om te voorkomen dat bereikbaarheid afhankelijk wordt van toeval, kun je gebruikmaken van een telefonische backup- of achterwachtservice.
Zelfs de beste telefoniste kan niet overal tegelijk zijn. En dat hoeft ook niet.
Met de achterwachtservice van TelefoonKracht blijft jouw organisatie professioneel bereikbaar, ook wanneer de eigen telefoniste even niet beschikbaar is.
Hoe werkt een achterwachtservice?
Een achterwachtservice fungeert als vangnet binnen jouw telefooncentrale.
Zodra er niet binnen een ingestelde tijd wordt opgenomen, schakelt het systeem automatisch door naar een team dat namens jouw organisatie opneemt.
Zo werkt het:
-
TelefoonKracht wordt standaard opgenomen in het belplan van jouw telefooncentrale.
-
Wordt een gesprek intern niet binnen de ingestelde tijd opgenomen? Of is de telefoniste vrij of ziek? Dan schakelt het systeem automatisch door naar ons.
-
Wij beantwoorden de telefoon met jouw bedrijfsnaam, met kennis van jouw organisatie én dezelfde warmte en professionaliteit die jij zelf biedt.
Het hele proces verloopt volledig automatisch. Je hoeft niets extra’s te plannen of te organiseren – de bereikbaarheid is altijd gegarandeerd.
Het resultaat
Een goed ingerichte achterwachtservice zorgt voor:
-
Continuïteit in professioneel klantcontact
-
Geen gemiste oproepen (en dus geen gemiste kansen)
-
Rust voor het team en zekerheid voor de klant
Het is vooral ideaal wanneer jouw telefoniste parttime werkt, de openingstijden ruimer zijn dan haar werktijden, of bij ziekte en verlof.
Zo blijft de organisatie bereikbaar, zonder stress of extra personeelskosten.
Waarom een achterwachtservice waardevol is
In sectoren waar klanten vaak met spoed bellen, denk aan installatiebedrijven, onderhoudsdiensten of zorgorganisaties, is bereikbaarheid direct verbonden aan reputatie en klanttevredenheid.
Een gemiste oproep betekent niet alleen een gemiste kans, maar ook het risico op frustratie of een negatieve review.
Een achterwachtservice biedt die continuïteit die klanten verwachten.
Het laat zien dat jouw organisatie professioneel, georganiseerd en klantgericht is, ook als het even druk is of iemand afwezig is.
Altijd bereikbaar, zonder toeval
Bij TelefoonKracht geloven we: bereikbaarheid mag nooit afhankelijk zijn van toeval.
Met onze achterwachtservice blijft jouw klantcontact vakkundig, verbindend en persoonlijk. Altijd.
Benieuwd hoe zo’n oplossing eruitziet voor jouw organisatie?
Lees meer over onze aanpak of neem vrijblijvend contact op, we denken graag met je mee.
