Veelgestelde vragen (FAQ)

Onze klanten zijn heel verschillend. We werken voor kleine zelfstandigen, mkb-bedrijven en middelgrote organisaties. Onze grootste klanten hebben ongeveer 200 medewerkers.

 

De overeenkomst is dat het allemaal bedrijven zijn die hun bereikbaarheid, klanttevredenheid én medewerkerstevredenheid oprecht belangrijk vinden.

 

Sommige klanten geven ons toestemming hun naam te vermelden, anderen blijven liever op de achtergrond. Dat is begrijpelijk: het uitbesteden van telefonie voelt voor sommige bedrijven nog vreemd. Maar in werkelijkheid is het juist een bewuste keuze voor kwaliteit: klantcontact overlaten aan professionals die ieder gesprek serieus nemen.

De redenen verschillen per organisatie:

 

• Kleinere bedrijven: zij zijn niet altijd in de gelegenheid om zelf de telefoon te beantwoorden en willen geen oproepen missen.
• Middelgrote en grotere bedrijven: zij kiezen voor professionaliteit. Waar vroeger een vaste telefoniste of receptioniste beschikbaar was, zie je nu dat afdelingen zoals verkoop binnendienst, administratie of secretariaat de telefonie “erbij” doen. Dat leidt tot storende onderbrekingen van hun kerntaken.

 

Inbound telefonie is bovendien een vak. Een ambacht zelfs. Vakkundig klantcontact met echte meerwaarde is een kunst en TelefoonKracht verstaat die kunst.

Het doorschakelen van uw telefoonlijn is eenvoudig. U krijgt bij ons een uniek telefoonnummer in onze telefooncentrale. Uw vaste nummer of mobiel wordt doorgeschakeld naar dit nummer. Ook meerdere telefoonnummers kunnen tegelijk worden doorgeschakeld naar uw unieke nummer in onze centrale.

 

Vanaf dat moment zien wij direct dat een gesprek voor uw organisatie binnenkomt en beantwoorden wij de telefoon in úw bedrijfsnaam.

 

Hoe u de doorschakeling instelt, hangt af van uw eigen telefoonprovider of centrale. Wij hebben hier veel ervaring mee en helpen u stap voor stap. De meeste grotere organisaties werken tegenwoordig met softphone- of VoIP-centrales, waarin veel instellingen mogelijk zijn.

 

Kortom: technisch gezien is er heel veel mogelijk. En wij zorgen dat het naadloos werkt, zodat uw telefonische bereikbaarheid altijd professioneel geregeld is – precies zoals u dat wilt. Meestal werkt het binnen een uur.

Ja, dat kan. TelefoonKracht werkt met maandabonnementen en is volledig flexibel inzetbaar.

 

Dat betekent dat u ons op ieder moment kunt uitzetten en de inbound telefonie weer zelf kunt doen of aan een ander bedrijf kunt overlaten. Het financiële risico is daarmee nooit hoger dan € 35,- per maand (exclusief btw).

 

Onze ervaring? Klanten die eenmaal met ons werken, blijven. Niet omdat ze vastzitten aan een contract, maar omdat ze de rust, tijdswinst en tevreden bellers simpelweg niet meer willen missen.

Veel mensen ervaren grote callcenters als onpersoonlijk: afstandelijk, gehaast en vastgeplakt aan een script. Dat is precies waar TelefoonKracht het verschil maakt.

 

• Wij werken met kleine, vaste teams die altijd voor dezelfde groep klanten werken.
• Deze teams zitten bij elkaar op kantoor. Daardoor horen we van elkaar wat er speelt en leren we continu van elkaar.
• Onze professionals hebben levenservaring, empathie en een sterk zakelijk dienstverlenend vermogen.
• Wij verdiepen ons in uw bedrijf: we lezen ons goed in en bezoeken, als dat wenselijk is, zelfs uw organisatie.
• Wij werken niet met vaste scripts. In plaats daarvan volgen we de natuurlijke lijn van het gesprek.

 

Omdat wij uw medewerkers, diensten en producten kennen, kan ieder gesprek persoonlijk, natuurlijk en professioneel verlopen. Zo klinkt elk gesprek alsof het rechtstreeks vanuit uw organisatie komt – zonder de afstandelijkheid van een extern callcenter.

Ook wij zijn soms tegelijk in gesprek, zelfs al werken er meerdere telefonisten tegelijk. Het verschil is: bij TelefoonKracht gaat geen oproep verloren, want wij bellen terug.

 

• In ons klantportaal hebben we constant zicht op welke oproepen binnenkomen en voor wie.
• Als wij een gesprek onverhoopt missen, bellen we de beller direct terug uit naam van uw organisatie.
• Dat doen we zonder extra kosten. U betaalt alleen voor de gesprekken die wij direct inbound beantwoorden.

 

Onze ervaring leert dat bellers dit enorm waarderen. Ze zijn vaak positief verrast dat ze alsnog persoonlijk worden teruggebeld. Dit versterkt het vertrouwen in uw organisatie en voorkomt frustratie.

 

Zo blijft uw telefonische bereikbaarheid altijd gewaarborgd en behoudt u tevreden klanten.

Een eigen telefoniste of receptioniste in loondienst betekent vaak:

 

• een salaris van € 2.200 tot € 2.800 bruto per maand,
• werkgeverslasten (± 30%),
• vakantie en ziekte die moeten worden doorbetaald, inclusief vervanging.

 

De totale kosten voor één interne telefoniste liggen daarmee al snel rond de € 3.500 – € 4.000 per maand.

 

Bij TelefoonKracht werkt u met een flexibel maandabonnement van € 35,- (excl. btw) plus € 2,10 per gebelde minuut. U betaalt alleen voor gesprekken die daadwerkelijk binnenkomen. Geen vaste lasten, geen kosten bij ziekte of vakantie, wél gegarandeerde bereikbaarheid. Onze klanten ervaren in de praktijk dat TelefoonKracht structureel goedkoper is.

 

Daarnaast zien we dat veel bedrijven telefonie “erbij” laten doen door binnendienst, administratie of secretariaat. Dat lijkt goedkoper, maar is het vaak niet:

 

• Elke onderbreking kost focus en productiviteit.
• Onderzoek laat zien dat een medewerker gemiddeld 10–20 minuten nodig heeft om weer terug te keren in de oorspronkelijke taak na een onderbreking.
• Reken dat door bij meerdere telefoontjes per dag – en de verborgen kosten lopen snel op.

 

Kortom: TelefoonKracht is niet alleen voordeliger dan een vaste telefoniste, maar ook efficiënter en professioneler dan interne medewerkers die telkens uit hun werk worden gehaald.

Inbound telefonie betreft inkomende gesprekken die naar uw organisatie toekomen, zoals klantvragen of bestellingen. Outbound telefonie zijn uitgaande gesprekken vanuit uw organisatie, bijvoorbeeld voor sales of afspraken. Een professionele afhandeling van inbound telefonie verhoogt klanttevredenheid, terwijl outbound vooral wordt ingezet voor acquisitie en servicecalls.

TelefoonKracht werkt met een helder en eerlijk model:

 

• Abonnementskosten: €35,- per maand (exclusief btw).
• Gesprekskosten: €2,10 per gebelde minuut (exclusief btw).

 

U betaalt dus alleen voor de tijd die wij daadwerkelijk voor u bellen. Een eventuele vervolgactie zit altijd in de prijs inbegrepen.

 

Belangrijk om te weten: een oproep is voor ons pas afgehandeld wanneer er een actie is uitgezet én de beller een positieve ervaring heeft gehad. Soms kan dat in een halve minuut, soms vraagt het meer tijd. Niet de tijd staat centraal, maar de kwaliteit van de ervaring.

 

Zo weet u zeker dat elk telefoontje professioneel wordt afgehandeld en écht waarde toevoegt.

De beller krijgt altijd direct een medewerker aan de lijn in plaats van een voicemail. Hij kan zijn vraag of boodschap direct kwijt en ontvangt een duidelijke terugkoppeling over wat ermee gebeurt of wanneer hij een reactie kan verwachten. Dit zorgt voor een persoonlijke, klantvriendelijke en betrouwbare ervaring, waardoor de beller zich serieus genomen voelt en het bedrijf professioneel bereikbaar blijft.

Het doorschakelen naar een antwoordservice werkt eenvoudig en kan op ieder gewenst moment worden ingeschakeld. Bedrijven stellen in dat gesprekken vanaf hun vaste of mobiele nummer automatisch worden doorgeschakeld naar de service. Meerdere telefoons of nummers kunnen tegelijk worden gekoppeld. De telefoon wordt dan in de bedrijfsnaam beantwoord, zonder dat vooraf iets hoeft te worden aangekondigd. Bij afwezigheid, zoals vakantie, kan aanvullende informatie worden doorgegeven zodat bellers correct worden geholpen. Zo blijft de organisatie bereikbaar en ervaren klanten persoonlijke service.

Een antwoordservice is geschikt voor iedere organisatie die waarde hecht aan bereikbaarheid, klanttevredenheid én medewerkerstevredenheid. Het kan gaan om kleine zelfstandigen die geen oproep willen missen, mkb-bedrijven die hun team rust willen geven of grotere organisaties die continuïteit willen waarborgen. De overeenkomst is dat het allemaal bedrijven zijn die hun bereikbaarheid serieus nemen en hun klanten een vorstelijke ervaring willen bieden.

Een doorverbindservice biedt flexibiliteit en kostenvoordeel ten opzichte van een interne telefoniste. In plaats van vaste lasten zoals salaris, werkgeverskosten en vervanging bij vakantie of ziekte, betaalt een bedrijf alleen voor de daadwerkelijk gemaakte belminuten. De service is fulltime beschikbaar en kan ook dienen als aanvulling wanneer een eigen telefoniste niet de volledige openingstijden kan dekken. Dit wordt vaak achterwachtservice genoemd. Het resultaat is lagere kosten, minder verstoring van medewerkers en een consistente bereikbaarheid, terwijl klanten toch persoonlijke aandacht en professionele behandeling ervaren.

Actief doorverbinden houdt in dat een gesprek niet direct wordt doorgeschakeld, maar eerst persoonlijk wordt afgehandeld. De medewerker die de telefoon opneemt luistert naar de beller, noteert de reden van het gesprek en kondigt de beller vervolgens met naam en context aan bij de juiste persoon binnen de organisatie. Zo weet de ontvanger direct wie belt en waarom. Dit voorkomt misverstanden, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een professionelere ervaring voor zowel beller als medewerker.

Bedrijven kiezen voor een doorverbindservice om altijd professioneel bereikbaar te zijn en gesprekken direct bij de juiste persoon binnen de organisatie te laten uitkomen. Wanneer telefonie door medewerkers “erbij” wordt gedaan, kan dit leiden tot onderbroken werkzaamheden, verminderde aandacht en een lagere klantbeleving. Een doorverbindservice zorgt voor persoonlijke beantwoording in de bedrijfsnaam, snelle doorschakeling naar de juiste medewerker en meer rust en productiviteit binnen het bedrijf.

Een doorverbindservice is een telefoniedienst waarbij inkomende gesprekken professioneel worden aangenomen en in de bedrijfsnaam worden beantwoord. De beller wordt vervolgens direct doorgeschakeld naar de juiste persoon of afdeling binnen de organisatie. Dit kan een alternatief of aanvulling zijn op een eigen telefoniste of receptioniste. Zo blijft een bedrijf altijd bereikbaar en krijgen bellers snel de juiste medewerker te spreken, zonder dat er intern continu iemand beschikbaar hoeft te zijn.

Een externe telefonische klantenservice neemt uitsluitend telefonische klantcontacten over. Gesprekken worden in uw bedrijfsnaam beantwoord, de hulpvraag wordt kort uitgevraagd en volgens uw instructies afgehandeld. Typische taken zijn:

 

• Antwoord en triage van inkomende telefoongesprekken.
• Actief doorverbinden naar de juiste medewerker, met aankondiging van beller, bedrijfsnaam en reden van het gesprek.
• Boodschappen en terugbelverzoeken vastleggen en doorgeven.
• Basisinformatie verstrekken volgens uw spreeklijnen of kennisbank (bijv. openingstijden, eenvoudige statusupdates die telefonisch gedeeld mogen worden).
• Korte notities per gesprek registreren en doorzetten naar het afgesproken kanaal, zoals e-mail of CRM.

Ja, een klantenservice op afstand kan een bedrijf goed vertegenwoordigen wanneer de medewerkers getraind zijn in de specifieke producten, diensten en tone of voice van de organisatie. Door te werken met een vast team dat gesprekken in de bedrijfsnaam aanneemt, ervaren klanten de service alsof zij direct met het bedrijf zelf spreken. Dit zorgt voor herkenbaarheid, vertrouwen en een consistente klantervaring, terwijl de organisatie profiteert van flexibiliteit en schaalbaarheid in de bereikbaarheid.

Een klantenservice op afstand werkt door telefonische of digitale klantvragen buiten het eigen bedrijf te laten afhandelen. Gesprekken en berichten worden doorgeschakeld naar een externe service, waar medewerkers klanten te woord staan in de naam van het bedrijf. Zij beantwoorden vragen, registreren meldingen of geven door wanneer opvolging nodig is. Omdat de service niet intern is gebonden, kan deze flexibel worden ingezet tijdens openingstijden of als uitbreiding bij piekdrukte. Zo blijven organisaties bereikbaar en krijgen klanten altijd persoonlijke en professionele ondersteuning.

Een backup- of achterwachtservice betekent dat TelefoonKracht standaard is opgenomen in de belplannen van uw telefooncentrale. Wanneer inkomende gesprekken intern niet binnen de ingestelde tijd worden beantwoord, schakelt de oproep automatisch door naar ons. Wij nemen het gesprek direct aan in úw bedrijfsnaam en helpen de beller professioneel verder.

 

Deze telefonische achterwachtservice is ideaal wanneer uw receptioniste of telefoniste niet fulltime aanwezig is, of wanneer uw openingstijden ruimer zijn dan haar werktijden. Ook tijdens ziekte, verlof of onverwachte afwezigheid blijft uw organisatie bereikbaar. Zo bent u verzekerd van continuïteit in klantcontact en een betrouwbare klantenservice, zonder dat u zelf extra hoeft te plannen of te organiseren.

TelefoonKracht biedt verschillende vormen van telefonische ondersteuning. Het verschil zit in de manier waarop wij gesprekken ontvangen en afhandelen:

 

• Antwoordservice – wij nemen oproepen aan wanneer u niet bereikbaar bent en sturen een duidelijke belnotitie of terugbelverzoek.
• Doorverbindservice – wij nemen de telefoon op en verbinden direct door naar de juiste medewerker, mét aankondiging en context.
• Achterwachtservice – wij nemen automatisch over bij geen gehoor, bezette lijnen of onverwachte afwezigheid. Zo bent u altijd bereikbaar, ook tijdens piekdrukte of vakantie.
• Klantenservice – wij beantwoorden klantvragen direct en kunnen in uw systemen kijken voor levertijden, bestellingen of servicevragen.

 

Flexibel inzetbaar: al onze diensten zijn eenvoudig aan en uit te zetten. U bepaalt zelf wanneer u ons inschakelt. Zo houdt u maximale controle over uw telefonische bereikbaarheid.